Hermann Bach: Mit neuer ERP-Lösung für die Zukunft aufgestellt

Die Hermann Bach GmbH & Co. KG ist ein Großhandelsunternehmen, welches die Sortimentsbereiche Haustechnik, Fliesen und Baustoffe führt. Die 30 Standorte des Unternehmens, darunter 10 Bad- und Fliesenausstellungen, liegen verteilt in einem Gebiet vom Münsterland im Westen bis nach Sachsen-Anhalt im Osten. Im Unternehmen, welches 500 Mitarbeiter beschäftigt, hatte man viele Jahre mit einer Standardsoftware gearbeitet, die allerdings um viele zusätzliche, selbst entwickelte Branchenfunktionalitäten ergänzt worden war. Als sich Probleme mit der Update-Fähigkeit der Lösung abzeichneten, und auch die Wünsche nach einer modernen, offenen Softwarearchitektur und einer grafischen Benutzeroberfläche vernehmbarer wurden, beschäftigte sich das Unternehmen mit am Markt verfügbaren Softwareprodukten für den Großhandel. Wichtig war dem Unternehmen dabei eine „lebende Lösung“. Mit der bestehenden Software hatte man die Erfahrung gemacht, dass der Hersteller seinen Fokus vom Groß- zum Einzelhandel verschoben hatte, sodass die Entwicklung weg von den eigenen Bedürfnissen lief. Die IT-Abteilung musste so immer häufiger selbst entwickeln, wodurch sie an Kapazitätsgrenzen kam. Jörg Weddemann, Leiter Organisation / IT bei Hermann Bach sagt dazu: „Wir wollten auf ein Standardsystem wechseln, für welches wir Support erhalten und für das regelmäßig neue Features entwickelt werden, da sich unsere Branche stetig weiterentwickelt.“

Diese Voraussetzungen sah das Management von Hermann Bach für die Unternehmenssoftware enventa ERP von Nissen & Velten als gegeben an und fällte im Jahr 2013 die Entscheidung für die Einführung der Unternehmenssoftware. Ein weiteres Argument war der hohe Abdeckungsgrad der Anforderungen des Unternehmens in der Software, insbesondere im Bereich der Haustechnik. Nicht zuletzt war die Architektur ein entscheidender Grund für die Wahl des ERP-Systems. So erklärt Jörg Weddemann: „Aufgrund ihrer Objektorientierung ist enventa eine der modernsten Softwarelösungen, die für unsere Branche zur Verfügung stehen. Auch die verschiedenen Programmierschichten sind komfortabel“.

Eigene Entwicklungen ohne Update-Probleme‍

Die Leistungsfähigkeit von Framework Studio, der eigenen Entwicklungsumgebung von enventa ERP, erlaubt es der hauseigenen IT-Abteilung ihr Know-how in der Software-Entwicklung für Anpassungen und Teilentwicklungen zu nutzen. Diese kundenspezifischen Eigenentwicklungen bleiben auch bei einem Release-Wechsel der Standardsoftware erhalten. Das sogenannte Client Side Customizing der Software erlaubt zudem kleinere Anpassungen, etwa von Masken, ohne zu programmieren. Die Hinzunahme eines Eingabefelds ist bei Hermann Bach heute in einer halben Stunde erledigt. In der Vorgängersoftware mussten solche Änderungen zum Teil wochenlang bearbeitet werden.

Der Prozess der Einführung der neuen Lösung verlief bei Bach in zwei Schritten. Im Zuge der Umstellung des Rechnungswesens wurden sämtliche fakturierten Rechnungen der vergangenen anderthalb Jahre übergeben, sodass das Rechnungswesen schon auf enventa, die Warenwirtschaft aber noch auf der alten Lösung lief. Zum Stichtag wurden dann alle 30 Standorte und Sparten auf einen Schlag komplett umgestellt. Die IT-Infrastruktur basiert auf virtualisierten Servern. Die Hardware ist in zwei Rechenzentren in Lippstadt konzentriert.

Benutzerfreundlichkeit und Prozessautomatisierung

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Durch den Sprung zu einer Lösung mit grafischer Oberfläche ist der Bedienkomfort für die Mitarbeiter gewachsen. Diese können nun viel schneller von ihren Benutzermasken in andere Aufgaben- und Themenbereiche verzweigen. Auch die Office- und Mailintegration der neuen Software vereinfacht die Arbeitsläufe im Unternehmen. So können heute Rechnungen per E-Mail direkt aus dem System verschickt werden, wozu in der Vergangenheit eine zusätzliche Software nötig war. Auch die Automatisierung von Prozessen hat zugenommen. Ein Beispiel sind Lagerumbuchungen. Die Firma Hermann Bach hat kein Zentrallager, sondern nutzt fünf räumlich verteilte größere Hauptlager, auf die alle Mitarbeiter zugreifen können. Umlagerungen und der interne Werkverkehr spielen deshalb eine große Rolle. Diese Umlagerungen laufen heute deutlich schneller und weitgehend automatisiert ab. Das im Altsystem notwendige Springen zwischen Masken und Eingabefeldern ist entfallen.

‍Controlling und Organisationsunterstützung‍

Das Modul Management-Informationssystem von enventa ERP wird bereits ausgiebig für Analysen im Bereich Verkauf genutzt. Die Bereiche Lager, Einkauf und Finanzen werden sukzessive aufgebaut. Über Analyse-Services per Excel greifen die Mitarbeiter direkt darauf zu und erhalten sofort die aktuellen Zahlen. Über im System hinterlegte Standardabfragen kann jeder berechtigte Mitarbeiter die für ihn relevanten Kennzahlen aus dem ERP-System ziehen.

In der Vergangenheit mussten regelmäßig Listen erstellt werden, in denen nicht gelieferte Aufträge, kritische Termine oder ungültig gewordenen Angebote aufgeführt waren. Für diese Fälle gibt es im neuen ERP-System neben einem Wiedervorlage-System die Cockpit-Funktionalität „Zoom“. Damit bekommt jeder Mitarbeiter auf dem Startbildschirm der Software seine dringlichen Aufgaben wie etwa die Angebotsverfolgung angezeigt. Die Mitarbeiter müssen nach wichtigen Informationen nicht mehr suchen, sondern erhalten diese automatisch.

Mit dem Live-Start von enventa ERP ist der Ausbau der Lösung und die Optimierung von Prozessen noch nicht abgeschlossen. Aktuell steht eine Anbindung des Außendienstes an die neue ERP-Lösung an. So berichtet Jörg Weddemann: „Eine mobile Anbindung des Außendienstes fehlt uns bis dato komplett, sie wäre unter der alten Software auch gar nicht möglich gewesen. Ab Ende des Jahres wollen wir die Vertriebskollegen mit den aktuellen Kundeninformationen auf mobilen Endgeräten ausstatten“.
[Stand 2017]