Max Lamb: Sangross erfolgreich durch enventa ERP abgelöst

Das Unternehmen Lamb feiert 2019 seinen 90. Geburtstag. Doch Tradition ist nur eine Facette des Handelsunternehmens, das neben dem Firmensitz in Würzburg mit vier Niederlassungen in Bayern und Baden-Württemberg vertreten ist und neun Außendienstmitarbeiter beschäftigt. In einem immer dynamischeren Wettbewerberfeld setzt die Unternehmensführung auf Investitionen in die Zukunft. Nachdem das 17 Jahre lang im Unternehmen eingesetzte Warenwirtschaftssystem Sangross am Ende seines Entwicklungszyklus angekommen war und sich auch funktionale Grenzen zeigten, war im Hause Lamb klar, dass die Auswahl einer neuen Unternehmenssoftware mit Zukunftsperspektive auf der Tagesordnung stand.

Um die Warenwirtschaft herum waren bei Lamb im Laufe der Zeit weitere, ergänzende Softwarelösungen entstanden. Eine selbst entwickelte CRM-Lösung auf Basis einer Access-Datenbank und ein Außendienst-Informationssystem, das Vertriebsmitarbeiter mit Informationen über Angebote versorgte. Zudem wurden Angebote und Aufträge per Mail übermittelt und Umsatzlisten in Excel geführt. Jeder Mitarbeiter pflegte seine eigenen Adressen, zum Teil auch in verschiedenen Systemen. Die Mitarbeiter organisierten ihre Aufgaben zum Teil in Outlook, zum Teil auch als Dateisammlung in einem Serververzeichnis. Die zeichenbasierte Software Sangross führte darüber hinaus zu langen Einarbeitungszeiten und Akzeptanzproblemen bei neuen Mitarbeitern. Nicht zuletzt fehlten dem Warenwirtschaftssystem Schnittstellen zur Außenwelt.

Dateninseln überwinden

Das Splitten von Aufgaben und Datensätzen in verschiedenen Systemen und Umgebungen, sollte mit einem neuen ERP-System überwunden werden. Customer Relationship Management (CRM) und Berichtswesen sollten ebenso in das ERP-System integriert sein, wie E-Mail-Funktionalität und Office-Dokumente. Bessere Auswertungsmöglichkeiten und ein integriertes Lagerverwaltungssystem standen ebenfalls auf der Liste der Anforderungen. Dazu kamen eine moderne IT-Architektur, die Flexibilität der Software sowie die Möglichkeit, einfache Anpassungen von Benutzermasken ohne großen Programmieraufwand vornehmen zu können. Last but not least sollten die benötigen Branchenfunktionen des Technischen Handels abgedeckt werden. Das heißt beispielsweise die Konfektionierung von Riemen und Profilschienenführungen, das Handling von Stücklisten oder auch die elektronische Anbindung von Kunden und Lieferanten.

Obwohl enventa ERP erst relativ spät in den Auswahlprozess für die neue Software aufgenommen wurde, überzeugten die Integration von CRM und Lagerverwaltungssystem in das ERP-System sowie die Anpassungsfähigkeit der Software im Hause Lamb auf Anhieb. Seit dem 1. Oktober 2017 arbeiten 70 Anwender mit der Branchenlösung enventa Technischer Handel. Geschäftsführer Max Lamb berichtet über die Arbeitsabläufe mit dem neuen ERP-System: „Die Verzahnung von Innen- und Außendienst funktioniert nun sehr gut. Arbeitsintensive Schnittstellen der alten Systemumgebung sind wir losgeworden. Mit dem Wiedervorlagen-System in enventa organisieren wir den firmeninternen Workflow, statt einzeln Mails herumzuschicken.“ Zudem ließen sich mit dem neuen System auch alle Informationen wie Besuchsberichte und zusätzliche Dokumente strukturiert ablegen und jederzeit wiederfinden.

Geschätzt wird im Unternehmen auch die Möglichkeit, Dokumente, die im Archivsystem Proxess abgelegt sind, im ERP-System aufzurufen. Das grafische Informationscockpit enventa Zoom sorgt für Transparenz bei den Geschäftszahlen und Prozessen. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter hat sich vereinfacht, da vieles nun intuitiv verständlich ist.

Ein wichtiges Teilprojekt bei der Einführung des neuen ERP-Systems im Unternehmen war die Programmierung der Schnittstelle zur Vertriebskooperation MOVE IT 24. In ihr hat sich das Unternehmen mit acht weiteren Händlern der Branche zusammengeschlossen. Auf diese Weise können Kunden mit Produktionsstätten in ganz Deutschland aus einer Hand versorgt werden. Auch können die beteiligten Händler bei Bedarf auf Lagerbestände der Partner zugreifen. Die Webshops der beteiligten Händler basieren ebenfalls auf dem Portal IT24. Die in enventa ERP geführten Artikel bei Lamb werden bei jeder Bestandsänderung fortlaufend mit IT24 abgeglichen, sodass sie immer aktuell sind.

Produktion im ERP-System

Gar nicht abgebildet waren im alten Warenwirtschaftssystem die Produktionsprozesse im Unternehmen. Heute werden Konfektionierungen, wie das Zuschneiden von Antriebsriemen oder das Trennen von Linearschienen in enventa ERP erfasst und in Rechnung gestellt. Arbeitsintensivere Angebote für den Kunden werden sogar mit dem Produktionsmodul der Software gesteuert. Dazu zählt die Montage von Getrieben und der Bau von Schaltschränken, den Lamb seinen Kunden anbietet. Der Vorteil liegt für das Unternehmen unter anderem darin, dass die Arbeitszeiten im Produktionsmodul erfasst und in der Kalkulation berücksichtigt werden können.

Nachdem das neue ERP-System stabil läuft, ist für 2019 noch ein Meilenstein in der Planung: Die Einführung des Lagerverwaltungssystems von enventa. Mit der Kombination von LVS, Scannern und chaotischem Lager soll sich die Pickqualität erhöhen, da Produkte mit ähnlichen Artikelnummern dann räumlich getrennt lagern und die Gefahr einer Verwechselung deutlich geringer ist. Zurzeit experimentieren die Mitarbeiter mit einem kleinen Testlager im Lager, um den richtigen Einsatz von Ladehilfsmitteln und mögliche Optionen der Lagerfachaufteilung zu untersuchen. Ein weiteres Projekt, das in den Startlöchern steht, ist die Erzeugung von BMEcat-Katalogen aus enventa heraus.

Dann wird sich auch wieder der Key User-Kreis bewähren, der sich auch nach dem ERP-Start nicht aufgelöst hat und sich heute per Telefonkonferenz koordiniert. Er unterstützt die dreiköpfige IT-Abteilung des Unternehmens. Bereits bei der enventa-Einführung wurden Zweier-Teams aus erfahrenen Kollegen mit Prozesswissen und jüngere, technologieaffine Mitarbeiter in den Abteilungen und Standorten erfolgreich zusammengespannt. Die jüngeren Mitarbeiter hatten anschließend die Schulungen übernommen, die zwei Monate vor dem Echtstart intensiviert worden waren.

Zur Zukunft des Technischen Handels sagt Max Lamb abschließend: „Der Preiswettbewerb wird intensiver und wir müssen uns gegenüber den Global Playern durch unsere Beratung, unseren Service und unsere Flexibilität differenzieren. Wir müssen nach Möglichkeit die individuellen Wünsche unserer Kunden erfüllen.“ Das könne die Form der Verpackung und der Etikettierung sein, das könnten aber auch Kanban-Systeme sein. Ein modernes ERP-System unterstütze sein Unternehmen dabei, sowie bei vielen weiteren Facetten der individuellen Kundenbetreuung.